利用Office Professional Edition 2003对XML的支持管理信息
发布日期： 2003年5月31日
很多公司，甚至整个行业都使用可扩展标记语言（XML）来协助组织和管理文本信息，并从中获益。XML提供了一个用于标记数据结构和内容的标准，并被广为使用。不过现在XML的使用主要局限于企业数据服务器之间交换数据，而不是个人用户之间。
Microsoft Office Professional Edition 2003 的设计目标就是提高公司进一步使用XML的能力。因此它提供了对XML的支持，并通过XML增强您的业务流程，提高您的生产力。
本页内容
XML是什么?
Office Professional Edition 2003 将XML引入到桌面
在 Office Professional Edition 2003中使用XML数据
智能程序的威力
桌面上的企业数据
一次获取数据，多次使用
XML是什么?
XML是一种世界上广泛使用的数据描述语言标准，用来在Web上共享业务信息，而不需要去担心不兼容的程序、计算机网络、数据结构和操作系统。XML使得共享信息变得更为简单易行。
XML使用标准标签来定义文件的结构和内容。您可以在所有文件中使用相同的XML标签，这将使您能够有效的索引、搜索、合并和重新使用文本信息。同时，由于XML是基于文本的，不会受到专用计算机语言的局限，因此它能够实现通常情况下不兼容的系统之间的信息交换。
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Office Professional Edition 2003 将XML引入到桌面
很多公司已经将XML作为一种标准来处理涉及到大型企业系统的事务，并在网络和Internet服务上投入大量资金来支持XML。但是，由于桌面程序中并没有易用的XML工具，因此员工们很少能够标记他们文档的结构和内容。这些文档中所包含的信息将无法被获取和重新使用，或者公司需要花费大量时间来将这些数据迁移到企业系统中。
在 Office Professional Edition 2003中，一些最常用的桌面生产力工具现在已经开始支持XML—包括Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003和 Microsoft Office Access 2003。另一个 Office Professional Edition 2003 程序 Microsoft Office InfoPath™ 也采用了XML。通过使用XML:
• 您能够以XML格式来保存和组织新数据，这样合作者就能使用这些数据。
• 公司可以从多种资源中获取数据，将它们放置到文档、数据库、演示文档和电子表格中。
• 开发人员能够为用户开发出“智能程序”（这个程序能够根据用户输入的数据返回有用信息），用于获取文件中的信息。
通过使用Office Professional Edition 2003中的XML支持，您可以确保有效地创建、组织和共享有用的业务信息。
注意 在所有的 Office 2003 Editions中， Word 2003 文档和 Excel 2003 电子表格都可以保存为本机XML文件格式，任何可以处理行业标准XML的程序都可以处理和搜索这些数据。通过 Office Professional Edition 2003，功能还能够使用自定义的XML格式—或架构—，实现更轻松、更高级的信息创建、获取、交换和重新使用。
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在 Office Professional Edition 2003中使用XML数据
通过 Office Professional Edition 2003的XML功能，您可以创建文档，连接到企业数据资源，并能够检索和重新使用信息。下面是一些利用XML的示例：
• 一位现场工程师使用一台配置了InfoPath （一个基于表单的数据输入程序） 2003 的笔记本电脑来收集有关设备状态的信息，例如泵或发电机。 在获取数据后，这些信息会发送给定期维护的工作指令，并用于构建每个资产的历史文件。
• 一个财务主管在Excel 2003电子表格中创建了一份公司内多个部门统一的报表，用于输出每个部门的收入图表。由于各部门经理都会使用XML来为这些数据设置标签，因此不论他们将这些数据存储在什么地方，都能够很方便地生成报表。
• 一个研究分析师使用Word 2003 为他的客户撰写一份有关移动电话产品的定制报告。这个分析师通过大量内部和外部资源来收集XML标记的数据。在文档创建完成后，通过简单的刷新文件和重新生成就能够更新这个文档。
要点: XML 可以帮助您根据更准确的信息做出更好的决策和更迅速的反应。
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智能程序的威力
当您的公司创建了一个XML架构—一种数据结构的标准或模板—后，您的开发人员就可以创建相应的智能程序。XML使能的智能程序可以检索各种信息，例如文本、支持性的数据以及相关信息的链接。例如，在表单或文档中，您只能在每个字段中输入特定的数据类型。这将帮助避免数据录入错误。
您不需要知道如何使用XML或查看底层的架构。在XML中，内容和表达是相分离的。同样的信息可以按照各种不同的形式来表达，这取决于您的需求、任务或业务流程。
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桌面上的企业数据
XML使您能够方便地选择和使用企业数据。XML和XML Web服务是基于Internet的开放式标准，能够实现不同系统之间的通讯，即使这些系统是使用不同的数据资源，是由不同的语言编写或驻留在不同的计算机上。
通过Office Professional Edition 2003中的XML支持，开发人员可以创建您可以在桌面上使用的程序，用来向企业数据库提供或获取数据。开发人员可以构建智能的电子表格、文档或业务链程序，这些文件能够了解可以选择哪些数据以及如何获取这些数据。
由于XML文档具有结构化、独立于平台和基于文本特性，因此XML文件可以在Office Professional Edition 2003程序中打开和编辑，也可以被集成到自动化的业务流程中。然后您就可以使用Office 2003 Editions所提供的工具—例如Excel 2003的图表制作功能—来分析和显示信息。这将有助于节约时间，并能保证您获得最准确、最新的信息；然后您可以决定如何使用这些信息。
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一次获取数据，多次使用
在您创建XML架构时，您可以决定在文件中需要获取哪些信息。与那些非结构化的文本文件相比，这样的信息将更容易被找到，而且它们将成为有价值的公司资产。
XML中创建或获取的文件信息是可以被重新使用的。您可以收集、搜索、组织和重新使用文件以及其中所包含的业务知识，就像使用数据库中的数字一样。创建这样的文档不会占用您很多的时间，但能够大大提高文件的价值。通过XML，您可以更方便地访问到您所需的信息，最终实现节约时间、减少错误和增加您公司中的知识。
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